Checklisten für den Messebau

Der Messeauftritt ist auch im Zeitalter der Digitalisierung ein wichtiges Marketinginstrument für KMUs und grössere Unternehmen. Die Aussteller können an Messen besonders von einem branchengleichen Agglomerationseffekt profitieren, da sich die direkten Wettbewerber oftmals nur einige Meter weiter befinden. Umso wichtiger ist es, sich von den anderen Ausstellern abzuheben und die gemeinsame Zielgruppe noch überzeugender anzusprechen. Lesen Sie für mehr Aufmerksamkeit am Messestand unsere Ideen.

Um die Teilnahme an einer Messe erfolgreich zu gestalten, muss sich ein Unternehmen individuell auf den Messeauftritt und die Zielgruppen vorbereiten. Eine akribische Vorbereitung scheint im ersten Augenblick sehr aufwändig und arbeitsintensiv, doch der Aufwand lohnt sich. Mit einigen Tipps und Hinweisen, die es zu beachten gilt, fällt die Vorbereitung wesentlich einfacher und die Messe wird zum vollen Erfolg. Mit fortschreitender Digitalisierung werden die Möglichkeiten für ein unvergessliches Erlebnis am Messestand um ein Vielfaches umfangreicher, aber auch komplexer. Deshalb ist eine durchdachte Planung umso wichtiger.

Die Checklisten von schweizermessebau helfen Ihnen den optimalen Messeauftritt aufzugleisen. Ein gesamter Auftritt kann in drei Phasen unterteilt werden: Vor der Messe, während der Messe und die ebenso wichtige Zeit nach der Messe. Für diese drei Phasen gibt es folgende Punkte, die in die Planung einfliessen sollten. Somit können mögliche Pannen mit einem hohen Mass an Sicherheit vermieden werden.

Ziele und Zielgruppen

Der wohl wichtigste Punkt eines jeden Events ist die Ausarbeitung von Zielen und die Definition von (potenziellen) Zielgruppen. Welches sind die konkreten Ziele des Messeauftritts? Dies können beispielsweise Übergeordnete Beteiligungsziele sein oder Kommunikationsziele, Distributionsziele oder Preis- bzw. Konditionsziele. Man muss ausserdem wissen, welche Zielgruppen vor Ort sein werden und wen man ansprechen will. Dies können Endverbraucher sein, Fachleute aus der Industrie, Hersteller, Lieferanten, Versicherungen, Medien, Verbände etc.

Organisation, Verantwortlichkeit und Termine

Ein gut organisierter Messeauftritt ist die halbe Miete. Böse Überraschungen am Messetag können durch eine gute Projektorganisation vermieden oder zumindest auf ein Minimum reduziert werden. Insbesondere die Festlegung der Verantwortlichkeiten gehört zum guten Projektmanagement. Jeder und jede Beteiligte(r) muss wissen, wer für was zuständig ist. Wer hat die Leitung? Wer ist für den Standaufbau verantwortlich? Was wird am Stand angeboten? Wer soll vor Ort sein und welche Gäste werden eingeladen? Nicht zu vergessen sind allfällige Unterkünfte, welche zeitgerecht gebucht werden müssen. Ein gutes Zeitmanagement während des gesamten Projekts ist essenziell. Termine müssen fixiert und eingehalten werden.

Zur Organisation gehören ebenso die Budgetplanung und die Abrechnung danach. schweizermessebau kann sie dank jahrelanger Erfahrung in allen Belangen unterstützen.

Nebenbei: Haben Sie schon einmal etwas von «Lead Management» gehört? Neben bestehenden Kunden gibt es sogenannte Leads (potenzielle Kunden). Wir beraten sie in Sachen Lead Management für einen vollen Erfolg Ihres Messeauftritts.

Messestand

Am Messestand gibt es einige Punkte zu beachten und nicht scheinen auf Anhieb relevant. schweizermessebau zeigt Ihnen, worauf es wirklich ankommt und an was man alles denken kann. Im Vordergrund steht das Angebot am Stand. Was sollen die Besucherinnen und Besucher am Stand vorfinden? Dies können einfache Produkte oder Dienstleistungen sein. Oder sollen nur Neuheiten gezeigt werden? Soll etwas demonstriert werden? Gibt man Informationen mit oder Give-Aways, und wenn ja, in welcher Form sollen diese mitgegeben werden? Am Messestand wird den Teilnehmerinnen und Teilnehmer eine Botschaft vermittelt. Diese zu vermittelnde Botschaft muss im Vorfeld klar sein. Hier könnte es sich um Imagepflege handeln, oder man möchte eine Exklusivität ausstrahlen und auf die Qualität aufmerksam machen. Die Frage ist: «Wie sollen Besucherinnen und Besucher Ihr Unternehmen in Erinnerung behalten?».

Messekosten

Die Messekosten sind im Vorfeld abzuschätzen. Damit Sie eine Übersicht erhalten, welche Kosten anfallen und mit was Sie rechnen müssen, können Sie die Checkliste für Messekosten verwenden. In unserem Blogbeitrag „Was kostet ein Messestand?“ erhalten Sie eine Idee über die Kosten für den Messebau.

Wie ein Stand auszusehen hat (Standkonzept und Standgestaltung) und wie sich die Kosten aufteilen zeigt Ihnen schweizermessebau.

Briefing

Das Briefing und Debriefing findet mit schweizermessebau statt und bereitet Ihr Unternehmen optimal auf die Messe vor. Im Briefing werden die Ausgangslage und der konkrete Auftrag definiert. Die Ziele, Zielgruppen, Termine und das Budget sind weitere Diskussionspunkte.

Marketingmassnahmen

Marketing findet immer statt, vor, während und nach der Messe. Marketingmassnahmen sind unverzichtbar, aber auch sehr vielfältig. Besonders in der heutigen, digitalen Zeit sind die Möglichkeiten beinahe unbegrenzt, auch für einen Messeauftritt. schweizermessebau und Digital Creators helfen Ihnen bei der Erarbeitung der Marketingmassnahmen und des Lead Managements für einen erfolgreichen Messeauftritt. Fragen Sie unsere Projektleiter nach Lösungsansätzen.

Schulung des Standpersonals

Die Schulung des Standpersonals hat mit der Organisation des gesamten Projekts zu tun. Die Schulung wird hier separat erwähnt, da sie einen besonderen Stolperstein beim Messeauftritt darstellt. Nebst dem offensichtlichen Wissen, welches das Standpersonal mitbringen muss (Produkte, Preise, Konditionen, Einsatzplan, Gesprächsziele, etc.) gibt es Punkte, die oftmals vergessen werden. Das Personal vor Ort muss bspw. über das Werbematerial aufgeklärt werden, wie man die eingesetzten Gadgets bedient, wie Leads bearbeitet werden oder wie sich die An- und Abreise gestaltet oder wo Parkplätze zu finden sind.

Die Schulung des Standpersonals ist entscheidend für den Erfolg Ihres Messeauftritts. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden Verkaufsschulungen besucht haben.

Debriefing / Erfolgsbeurteilung

Nach der Messe ist vor der Messe. Um den Messeauftritt abzuschliessen muss das gesamte Projekt evaluiert werden. Was hat funktioniert, was nicht? Wie sehen die statistischen Werte aus (Besucherzahlen, Anzahl generierte Leads, Umsatz)? Wurden die Ziele erreicht? Die Nachbearbeitung bildet die Grundlage für weitere Messeauftritte. Deshalb müssen die «Lessons Learned» aufgezeigt werden und daraus die richtigen Schlüsse gezogen werden. schweizermessebau und Digital Creators helfen Ihnen gerne bei der Evaluation und Rekapitulation Ihres Messeauftritts.

Der Blogbeitrag bedient sich verschiedener Quellen und wurde durch die Erfahrung von schweizermessebau und deren Projektleiter, sowie dem Marketingteam erweitert. Wünschen Sie eine persönliche Beratung zu Ihrem Messestand oder zum Messeauftritt? Kontaktieren Sie unsere Projektleiter.